Buenos Aires, Sabado, 26 de Septiembre
11 septiembre, 2011 23:51 Imprimir

COMO PARTICIPAR EN FERIAS INTERNACIONALES ( parte I de IV )

COMO PARTICIPAR EN FERIAS INTERNACIONALES ( parte I de IV )


Arq. Antonio Mazza


En este material se considerará solamente la metodología que un expositor debe implementar para   participar en una feria, de manera a cubrir todos los detalles de su participación y así lograr un mayor beneficio para su empresa

 

I. 1 PARTES DE UNA FERIA

 

 

I.1. A. El organizador:

 

Es el único responsable de la organización de la feria y de los servicios que se ofrecen al expositor, y, en consecuencia, de los resultados de la misma. Es además quien subcontrata servicios para cubrir  necesidades propias de la organización, tales como el   montaje, la promoción,  la decoración, entre otros.

 

El organizador busca unir la oferta con la demanda de la manera más eficiente posible, para lo cual se dirige a estos dos puntos con igual importancia. Promociona la realización de la feria para lograr la participación de expositores y la presencia de visitantes dirigidos y del público en general.

 

Es el organizador quien mayor responsabilidad tiene en un certamen ferial, ya que debe  cumplir con las promesas realizadas a potenciales expositores y visitantes durante la promoción de venta en  la feria.

 

Para organizar una determinada feria, y más aún siendo la primera edición, el organizador debe considerar como base un promedio de 18 meses de preparación y organización para que la misma sea realmente exitosa, tanto para el organizador como para los expositores y visitantes. En este periodo, el organizador debe idear, crear, elaborar, promocionar, organizar y vender la feria. El trabajo de organización es bien considerable, partiendo desde la concepción, la campaña publicitaria, el diseño y proyecto del predio ferial, construcción de stands y/o pabellones, hasta la apertura de la feria y su realización, desmontaje y evaluación.

 

I.1.B. El expositor:

 

Es el cliente más importante, ya que sin expositores, las ferias no se pueden realizar. El expositor se prepara para promocionar la venta de sus productos y/o servicios y lograr su objetivo. Invierte en la participación en una feria porque espera ganancias superiores a su inversión.

 

El  expositor, según sus condiciones económicas, puede realizar una mediocre o excelente presentación, pero sus objetivos de venta y la competencia le obligan a tomar el desafío de presentarse mejor que los demás para así llamar la atención sobre otros tantos expositores, más aún cuando la feria es internacional y la competencia, por ende, mayor.

 

El expositor también tiene múltiples responsabilidades, aunque la responsabilidad sea para beneficio propio. Prepara su participación con la debida antelación para evitar inconvenientes, disminuir costos y obtener un mejor resultado durante el evento.

 

El lema de todo expositor debe ser que una feria se prepara durante algunos meses, se realiza en unos días y se aprovecha durante años.

 

Normalmente, el expositor realiza un estudio previo del mercado en el cual va a exponer su producto, sobretodo  si la participación se realiza por primera vez. Este estudio le indica cómo presentar su producto, cómo adaptarlo y en qué idioma debe exponer el envase, los folletos explicativos, así como la eventual necesidad de contratar un traductor.

 

I.1.C. El coordinador de expositores:

 

Es una alternativa válida para  aumentar beneficios, aprovechar experiencias y disminuir costos. El coordinador de expositores es el intermediario entre el organizador y el expositor. Actúa y decide en nombre del expositor, y en la mayoría de los casos asume costos que posteriormente se convierten en ganancia, siempre y cuando ése sea el objetivo.

 

Existen instituciones gubernamentales que no están autorizadas a beneficiarse con este servicio. EXPORTAR por ejemplo, aporta un porcentaje de los gastos de alquiler de espacio y montaje, permitiendo a las empresas expositoras invertir lo menos posible en ello, pudiendo obtener exportaciones por montos muy superiores inclusive a su capacidad productiva.

 

Este  sistema de participación se realiza en espacios colectivos, y permite al expositor disminuir considerablemente sus costos de participación, teniendo la oportunidad de estar presente en la feria de su interés, a fin de lograr sus objetivos.

 

En ARGENTINA existen varias instituciones que realizan este trabajo de coordinación, tales como las cámaras bilaterales de comercio, departamentos de comercio internacional de bancos y otros organismos de comercio exterior. El estado ARGENTINO, a través distintas reparticiones nacionales realiza este servicio a las empresas privadas y  públicas que están en condiciones de exportar. Las distintas àreas de estas  instituciónes promocionan las exportaciones a través de la coordinación a participar en las ferias internacionales .

 

I.I.2. Importancia de participar en una feria

 

Aunque no siempre se concreten ventas al participar en una feria, los beneficios que se obtienen se traducen en experiencias positivas que permiten al expositor adaptar su producto o considerar las posibilidades de venta en ese determinado mercado. Por todo esto, la importancia que representa participar en una feria se reduce en lo siguiente:

 

·    Acelera el proceso de compra, donde el potencial comprador pasa del desconocimiento al interés por el producto/servicio.

 

·      Permite contactar en un solo lugar con una gran cantidad de potenciales compradores.

 

·       Permite seleccionar los mejores potenciales compradores con los que se ha entrevistado.

 

·         Fortalece lazos con clientes y/o reintegra a clientes perdidos.

 

·         Lanza al mercado nuevos productos.

 

·         Realiza  demostraciones sobre el uso de productos/servicios, aclarando dudas de clientes.

 

·       Permite contactar con gran número de potenciales compradores internacionales que comercializan  el producto/servicio.

 

·       Permite la  presencia de la marca y de la empresa.

 

·       Da a conocer novedades en  productos/servicios de la competencia.

 

·       Expone los precios de la competencia, indicadores de la cotización a nivel internacional, y del status de  nuestro precio dentro del  mercado.

 

·       Difunde  tecnología de punta.

 

·       Permite comparar tipos de envases y embalajes.

 

·       Prueba la reacción del público consumidor, y ayuda en muchos casos a modificar o adaptar el producto.

 

·       Permite, al menor costo, averiguar si el producto puede venderse o no en ese mercado.

 

·       Da a  conocer tendencias del consumidor, su cultura y religión, de importante influencia en la aceptación   del producto/servicio.

 

·       Facilita la obtención de información sobre  aranceles de importación y canales de distribución para llegar a ese mercado.

 

·       En un solo lugar permite el acceso a otros servicios necesarios para concretar las negociaciones (servicios financieros, de seguro, transporte, etc.)

 

·       Facilita el contacto con otros expositores que, en muchos casos, representan potenciales compradores, incluyendo a los de la competencia.

 

Es importante considerar que no siempre se logran cerrar contratos en una feria, de hecho, éstas sirven para presentar y promocionar el producto, y negociar luego los primeros envíos de prueba. En muchas ocasiones, las exportaciones se realizan a partir del sexto mes de finalización de  la feria.

 

II. SELECCION DE FERIAS

 

II. 1. Tipos de Ferias

 

II.1. A. Ferias generales

 

Estas ferias representan toda clase de productos y servicios, como por ejemplo: la ganadería, la agricultura, la industria, el comercio y los servicios. Están abiertas al público en general, pero también acuden a ellas visitantes profesionales. En la mayoría de los casos, la exhibición y la venta de los productos está permitida. Además,  el tiempo de duración y el horario es más extenso. A estas ferias se les denominan también manifestaciones horizontales.

 

Las ferias generales están abiertas a todo tipo de servicio/producto, por lo que la hace menos efectiva que las ferias monográficas, ya que el visitante va a la feria sin saber con qué podría encontrarse, por lo tanto sus objetivos de compra son menores.

 

II.1.B. Ferias monográficas o especializadas

 

Estas ferias representan productos y/o servicios de un solo sector. Por ejemplo: la feria textil, en donde las empresas fabricantes de hilos, de tejidos, de prendas, de maquinarias textiles y de envases y embalajes textiles y otros relacionados exponen sus productos/servicios.

 

Están generalmente dirigidas a visitantes profesionales, y el acceso, en pocas ocasiones, está permitido al público en general. A estas ferias se las denominan también ferias verticales y dan un mejor resultado al expositor, ya que la mayoría de los visitantes son profesionales interesados en ese sector específicamente.

 

Casi todas las ferias internacionales organizadas en los países desarrollados son monográficas y cada vez más específicas. Por ejemplo, los organizadores de  ANUGA -la feria más importante del sector alimenticio-  ha creado con  ANUGA FOOD TECH, una subdivisión para la exposición de  maquinarias y tecnologìa  destinadas para  el sector alimenticio .

 

La mayoría de los sectores industriales y de servicios dan titulo a eventos feriales.

 

Aunque la mayor parte de las ferias generales se realizan en países en desarrollo, las monográficas aumentan considerablemente a nivel mundial, ya que el tiempo disponible de los potenciales compradores para visitar una feria es cada vez más escasa.

 

II.2.  Cómo elegir una feria

 

Es conveniente que el expositor reflexione sobre estas 9 preguntas antes de decidir su participación en una feria:

 

1.    ¿Se trata de un mercado real o potencialmente importante para sus productos?

 

 

2.    ¿Satisfacen sus productos/servicios las exigencias del mercado?

 

 

3.    ¿ Podrá producir lo suficiente para atender la demanda probable de un modo constante?

 

 

4.    ¿Cuáles son sus problemas de comercialización de productos?

 

 

5.    ¿Será la participación en una feria el mejor modo de resolver tales problemas?

 

 

6.    ¿Cuales deben ser sus objetivos específicos en la feria?

 

 

7.    ¿Cuánto costará lograr una buena presentación de los productos?

 

 

8.    ¿ Si participa en una feria, estarán los resultados a la altura de los gastos?

 

 

9.    ¿Cuánto está dispuesto a invertir en tiempo y en dinero para desarrollar el mercado después de la feria?

 

Una vez que reúna las  condiciones para iniciarse en el comercio exterior y que  su producto/servicio responda a las necesidades de compra, la empresa debería  iniciar la promoción de su producto/servicio a través de la participación en ferias internacionales, en definitiva comenzar a internacionalizar su producto y su empresa.

 

Para tal efecto, llegó el momento de decidir cuál es la feria adecuada, en el momento y en el mercado adecuados. Para evaluar y optar por una determinada feria, el expositor debe:

 

·       Analizar catálogos de la última feria, en donde informan sobre la cantidad de visitantes profesionales, países, empresas y productos participantes, incluyendo, en lo posible, el porcentaje de negociaciones en la edición anterior. La calidad del catálogo que proporciona estos datos es un fiel reflejo de la calidad de la dirección de la feria.

 

·    Solicitar información sobre la feria a través de revistas y/o prensa especializadas.

 

 

·           Solicitar información a las asociaciones comerciales del país donde se realiza la feria.

 

 

·           Contactar con expositores anteriores, a fin de escuchar opiniones  sobre la organización de la feria.

 

 

·           Recabar información  de los mercados de influencia en la feria.

 

 

·           Realizar una apreciación objetiva de la posición de nuestros productos frente a  la competencia.

 

 

·       Analizar las posibilidades de la propia empresa en cuanto a producción, distribución, personal, presupuesto, etc.

 

 

·       Evaluar la feria, realizando una visita previa a su participación, ya que la información obtenida in situ puede  amortizar con creces el costo del viaje con respecto a una mala decisión.

 

Complementariamente, es importante:

 

 

·           Obtener información actualizada sobre el país, como: disposiciones legales, aduaneras, financieras, etc. que afectan a la participación en la feria.

 

 

·           Obtener información sobre hábitos culturales de sus habitantes.

 

 

·           Realizar una estimación del presupuesto necesario para participar y considerar en algunos casos, los apoyos y subvenciones con los que es posible contar

 

El criterio para participar en una determinada feria depende de la estrategia de cada empresa y del tipo de producto que se quiere exportar.

 

Es conveniente visitar una feria de interés antes de tomar la decisión de participar por primera vez.

 

II.3.  Elaboración del Calendario de Ferias

 

Si una empresa pretende participar en varias ferias durante el  año, es conveniente que las identifique con anticipación, elaborando un calendario a fin de evitar la superposición de  fechas, y coordinando adecuadamente la organización. Igualmente, se debe considerar el tipo de feria, el objetivo, la importancia de la misma con relación a otras y el responsable de la organización, a fin de dar el debido seguimiento a todas las gestiones ya iniciadas.

 

III. PREPARACION

Una buena coordinación siempre ahorra dinero, tiempo y disgustos. Por eso, es necesario planificar adecuadamente las actividades a realizar desde la decisión de participar en una determinada feria hasta  los tiempos establecidos para  cumplir dichas actividades.

 

Una vez seleccionada la feria, se da inicio a la etapa más importante: la organización pre-ferial. Toda la preparación y programación antes de la feria es la clave principal para la participación, ya que  las decisiones y acciones que se tomen antes del evento influirán directamente en el éxito o  fracaso de la participación.

 

III.1. Preparación pre-ferial

La preparación pre-ferial representa el 80% de la logística de participación a ser realizada por el comúnmente denominado director de stand, que es el  responsable de la participación de la empresa.

 

Los puntos a considerar dentro de una organización son:

 

III.1.A. Selección del Director de stand:

 

El director de stand es el responsable directo de la satisfactoria participación de la empresa en una feria; debido a ello  es imprescindible que los directivos de la empresa realicen una buena elección de la persona responsable que intermediará entre los organizadores de la feria y los directivos de la empresa.

 

La función principal del director de stand es en la mayoría de los casos, seleccionar ferias y preparar el calendario, realizar la solicitud de participación a los organizadores y hacer la reserva del espacio. El director de stand se encarga de la coordinación del diseño del stand, la recolección de productos, los documentos para el envío de los mismos, alojamiento de expositores,  reserva  de pasajes, etc.

 

El director de stand debe estar motivado por la participación y directamente interesado por el objetivo perseguido. Debe conocer perfectamente las características técnicas de los productos, y al menos someramente las manifestaciones comerciales y las principales técnicas de marketing, publicidad y venta; en síntesis, debe ser una persona de diálogo ordenado, abierto y dinámico.[4]

 

III.1.B.  Contratación de especialistas

Con la debida anticipación, el director de stand debe contratar a los especialistas en montaje, diseño, decoración, transporte, etc. Nos referimos a  los arquitectos, ingenieros, decoradores, entre  otros, que pueden ser agentes oficiales de la feria o bien, oferentes independientes de estos servicios a los que  el director de stand puede recurrir, a fin de comparar calidad y precios.

 

Cuando se habla  de participar en ferias en el exterior, el director de stand necesita contratar especialistas que normalmente no conoce, ya que sería muy difícil y costoso contratar servicios en el país de origen que deberán ser llevados a cabo en el país donde se realiza la feria. Para realizar una selección, el director de stand debe tener en cuenta las cualidades y referencias tanto de las empresas de servicios de los  precios de los abastecimientos propuestos, pudiendo esto dar lugar a concursos de precios.

 

Es primordial que el director de stand realice la elección de los especialistas en un tiempo útil. Además, los constructores  pueden aportar una ayuda no despreciable al expositor aún antes de la elección tomada. Como regla general, el director de stand debe consultar con los especialistas por lo menos con seis meses de antelación.

 

Es costumbre, en cuanto a  la construcción de stands, que al elegir un especialista -por ejemplo, una constructora- se abone un porcentaje al confirmar el pedido, y se cancele al finalizar la feria. La mayoría de las empresas que ofrecen estos  servicios solicitan la entrega del 40% al  50% del presupuesto aprobado, cantidad abonada normalmente por medio de  transferencias bancarias, courier, etc.

 

III.1.C.  Documentos de la preparación

 

El director de stand debe ser una persona bien organizada y sobre todo debe saber planificar. Todos los documentos de la participación en la feria deben estar correctamente archivados y en un solo lugar. Es importante considerar un plan  de tiempos para la presentación de los documentos, que permita al director de stand ir realizando las actividades adecuadamente y sin retrasos.

 

En algunos casos, los organizadores de la feria presentan a sus potenciales expositores un plan de tiempos con las fechas límites para presentar las solicitudes de servicios y otros. Por ejemplo, la solicitud de espacio puede recibirse hasta una determinada fecha, la solicitud de teléfono, la solicitud de montaje, de equipamiento adicional, de diseño, etc.

 

En la medida que estos documentos estén en orden y sean presentados con la debida anticipación, la participación en la feria será más productiva, y podrá ocupar el tiempo disponible en imprevistos y en realizar otras actividades relacionadas al tema.

 

Los documentos de la participación deberán comprender:

 

·       Nombre y dirección del responsable de la participación o director de stand.

 

 

·       Definición de los objetivos.

 

 

·       Definición de las estrategias de participación.

 

 

·       Inventario del equipamiento y muebles necesarios para el stand.

 

 

·       Los números de registro y  de stand, que permitan rápidamente situarlo dentro del predio.

 

 

·       Informe sobre la decoración del stand (forma de colocación de productos, carteles, vitrinas, iluminación, etc.)

 

·       Informe sobre la animación prevista (instalación de audiovisuales, degustaciones, etc.)

 

 

·       Sistema de envío de las muestras (agencias de transportes, fechas de salida y llegadas, etc.)

 

 

·       Lista de personas que trabajarán en el stand, con una descripción de sus respectivas funciones.

 

 

·       Fecha y hora que el stand debe terminarse.

 

Un presupuesto estimativo bien detallado (incluyendo descripción de las mercaderías con sus características físicas, lista de utensilios para degustaciones u otros, reglamento de participación, de arquitectura, plano del predio ferial, etc.)

 

La presentación de los documentos de participación depende de la relación entre el expositor (director de stand) y los especialistas contratados o a contratar.

 

El director de stand debe hacer traducir todos los documentos de participación en su lengua propia y/o en la lengua de los que tengan que trabajar con el expositor.

 

III.1.D.  Planificación

 

Sin una adecuada planificación, la participación en una feria podría resultar un absoluto fracaso. En la medida que más y mejor se planifique la participación en una feria, más y mejores serán los contactos y resultados que se puedan obtener.

 

La planificación de la participación debe realizarse partiendo de los objetivos al participar en una feria seleccionada. No siempre el objetivo debe ser la exportación o venta directa.

 

Por ejemplo, si el objetivo al participar en una feria es solamente conocer las tendencias del mercado y precios de la competencia, el expositor estará plenamente satisfecho si ha logrado estos resultados y no la concreción de una negociación de exportación.

 

Tanto los objetivos como los pasos a seguir deberán estar bien planificados con fechas límites para la realización de una u otra actividad. El cumplimiento de las actividades en los plazos previstos o inclusive antes de los mismos, facilita al Director de stand a cubrir imprevistos que generalmente suelen presentarse.

 

El director de stand debe preparar un programa de actividades a realizar, que por ejemplo podría comprender lo siguiente:

 

FECHA PREVISTA

 

FECHA EFECTIVA

 

ACCIONES

 

RESPONSABLE

 

OBSERVACIONES

Elaboración de los objetivos de ventas ( dd;mm;año)

Directivos de la empresa

Elaboración de los objetivos de la participación (dd;mm;año)

 

Directivos de la empresa

 

Selección de ferias a las cuales participar

Directivos de la empresa (dd;mm;año)

Elaboración de las estrategias de participación

 

Directivos de la empresa (dd;mm;año)

 

Selección del Director de stand

Directivos de la empresa

(dd;mm;año)

 

Inicio de contacto con los organizadores

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Elaboración del presupuesto estimativo de participación y los primeros documentos de la participación

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Envío de notas a especialistas (solicitud de diseño/proyecto del montaje, empresas de transporte, etc.)

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Elaboración de la estrategia de participación

Directivos de la empresa expositora

(dd;mm;año)

 

Elaboración de la documentación de la participación

Director de stand

((dd;mm;año)

 

Envío de documentación correspondiente a especialistas que han respondido a las notas del  dd; mm; año

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Recepción de ofertas de empresas de servicios  y selección de especialistas

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Reserva y creación del stand

Director de stand

(en previo trabajo con arquitectos-decorador)

(dd;mm;año)

 

Selección de las muestras, peso, envases y embalaje

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Elaboración de los documentos del transporte

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Reserva de espacios  publicitarios, en el catálogo y en los medios de prensa

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Envío de las muestras

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Elaboración y envío  de los originales  de los  materiales a imprimir

Director de stand con directivos de la empresa

(dd;mm;año)

 

Reserva de pasajes y de alojamiento

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Selección del personal que acompañará al Director de stand y organización de la estadía del personal

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Concepción de las Relaciones públicas y otras actividades previstas en el stand

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Preparación de la carpeta de viaje y órdenes de pedido

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Formación del personal de apoyo del director de stand

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Chequeo de todos los detalles de los  organización

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Contratación de traductores

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Viaje del director de stand

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Llegada a destino y visita al predio ferial, presentación a los organizadores de la feria

Director de stand

 

(dd;mm;año)

 

Inicio construcción, montaje, equipamiento y decoración del stand

Director de stand

Contacto continuo con los organizadores

 

(dd;mm;año)

 

Llegada del personal de apoyo

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Distribución y ejecución del trabajo del personal de apoyo

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Apertura de la feria – Inauguración del evento

Director de stand y asistentes

(dd;mm;año)

 

Atención a clientes, visitantes y ejecución de relaciones públicas

Director de stand y asistentes

(dd;mm;año)

 

Clausura de la feria, ejecuciones finales, inventario de mercaderías, embalaje, pagos pendientes, entrega de equipamientos y otros

Director de stand y asistentes

(dd;mm;año)

 

Gestiones finales aún pendientes, documentación de las muestras a ser  enviadas al país de origen, vendidas o transportadas o otro lugar

Director de stand y asistentes

(dd;mm;año)

 

Despedida y agradecimiento a los organizadores y empresas que realizaron servicios al stand

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Regreso al país destino

Director de stand y asistentes

(dd;mm;año)

 

Presentación del informe, atención a consultas prometidas y seguimiento de los contactos realizados

Director de stand

(dd;mm;año)

 

Evaluación de la participación

Director de stand y Directivos de la empresa

 

III.1.E.   Solicitud de participación y plan de tiempos

 

Como se señalara anteriormente, la planificación de las actividades es la clave principal para una participación efectiva. Una vez determinada la feria a participar, es imprescindible enviar inmediatamente la solicitud de participación, a fin de lograr la mejor ubicación de acuerdo a los objetivos previstos.

 

No hay que olvidar que en la mayoría de los casos, los expositores anteriores tienen derecho sobre sus espacios alquilados en la edición anterior, por lo que si el expositor va a participar por primera vez, es importante efectuar la solicitud   por lo menos con 6 meses de antelación a fin de acceder a  una mejor ubicación.

 

A partir de la confirmación de la participación por parte de los organizadores, y en el caso que los mismos no envíen ya un plan de tiempos, el Director de stand deberá programar el mismo, imponiéndose  fechas límites para cada actividad.

 

A continuación se sugiere como referencia un esquema de plan de tiempos:

 

P L A N  DE  T I E M P O

 

Marzo

 

LANZAMIENTO

 

Abril

INSCRIPCION PARA PARTICIPAR EN SEMINARIO

 

ASISTIR A SEMINARIO “Cómo Participar en Ferias Internacionales”

INSCRIPCION AL EVENTO

Mayo

 

PAGO DE LA PRIMERA CUOTA

 

ENTREGA DE FICHAS Y FORMULARIOS DE SERVICIOS ADICIONALES

Junio

 

PRESENTACION DE PLANOS DEL STAND A LOS ORGANIZADORES

 

PAGO DE SEGUNDA CUOTA

 

ENTREGA DE DATOS PARA CATALOGO

 

 

Julio

 

INSCRIPCION EN RUEDA O ENCUENTRO DE NEGOCIOS

 

PAGO DE TERCERA CUOTA

 

INSCRIPCION A SEMINARIOS ESPECIALES

 

Agosto

 

ARMADO DE STAND

 

INAUGURACION  DE LA EXPOSICION

 

PARTICIPACION EN SEMINARIOS  ESPECIALES

 

PARTICIPACION EN RUEDA DE NEGOCIOS

 

CLAUSURA   DEL EVENTO

 

DESARME DEL STAND

 

REGRESO A PAIS DE ORIGEN

 

Normalmente los organizadores de las ferias envían a los expositores un manual donde además del reglamento de participación se encuentran todas las solicitudes de servicios que ofrecen para facilitar la presencia de la empresa en la feria. El tener siempre a la vista  los plazos de las actividades a realizar permite al director de stand controlar todas las acciones.

 

La primera solicitud e información presentada por un organizador de feria es la solicitud de espacio, cuyo ejemplo se detalla más abajo:

 

III.1.F.  Ubicación del stand

 

Cuanto más pronto se solicite el espacio, más oportunidad de lograr una mejor ubicación se tiene. Normalmente, los organizadores de ferias facilitan el plano del recinto ferial indicando los stands o pabellones disponibles. Es importante considerar las entradas principales al recinto ferial, y en caso de no conocer el predio personalmente, es conveniente identificar las entradas que tienen mayor afluencia de gente.

 

Existen algunas entradas que son exclusivamente para personas con medios propios de transporte, otras para expositores y empresas que realizan servicios, otras para medios de prensa, y otras  para el público en general que utiliza medios públicos de transporte, entre otros.

 

Una actitud a  considerar es que el movimiento del público occidental a una feria se inicia hacia la derecha y el público oriental inicia sus movimientos hacia la izquierda. En caso de participar en una feria en Asia, es importante ubicarse hacia  adelante, en el sector izquierdo y hacia el lado izquierdo, lo que va a significar una ubicación muy privilegiada con relación a otros expositores.

 

Por otro lado, dentro del predio ferial, ciertos lugares son considerados privilegiados, y en muchas ocasiones el costo es más elevado. El predio para una feria está dividido en secciones reservadas para un sector específico, por lo que el expositor debe respetar esa repartición. Esto significa que si el expositor va a exponer alimentos, el organizador le ubicará en la región o sector de alimentos.

 

El lugar destinado puede ser cubierto o al aire libre, para lo cual el precio por metro cuadrado o superficie es diferente. Datos técnicos propios de cada lugar deben ser también informados por la organización de la feria, como por ejemplo la presencia de pilares dentro de un espacio, bocas de aguas, bocas de incendio, etc. La proximidad a la calefacción/ventilación en caso que  hubiera, influiría en la decisión de los  visitantes en cuanto a  ingresar a un stand o prolongar su visita.

 

La potencia de la iluminación general es importante y determinante para la iluminación del stand, como así también la posición y orientación del mismo con respecto a las grandes corrientes de circulación. A veces y de acuerdo a la naturaleza del producto a exponer, es conveniente acercarse a los restaurantes del predio. Igualmente, debe considerarse a los expositores próximos al stand, ya que la presentación de los más cercanos influye directamente en el stand del expositor, pudiendo elevar su prestigio o disminuirlo.

 

En cuanto a  la superficie a solicitar, los organizadores condicionan un espacio mínimo de arrendamiento que puede variar entre 5 a 12 m2. Sin embargo, el expositor solicita el espacio de acuerdo al producto/servicio que va a exponer, a los objetivos previstos y a las estrategias de participación. También influye en la decisión la orientación del terreno y el presupuesto estimativo previsto para la  participación.

 

Cuando se trata de disminuir costos, algunas empresas pueden optar por compartir el espacio;  en este caso se solicita el mismo según lo requerido para estas participaciones colectivas y de acuerdo a la cantidad de empresas  y naturaleza de los productos/servicios. Este tipo de participaciones son coordinadas por instituciones gubernamentales o no gubernamentales que se dedican a este tipo de actividades, como las cámaras de comercio bilaterales, las que brindan a las empresas expositoras la posibilidad de estar presentes en una feria al menor costo posible. Ha habido ocasiones en  que en un espacio de 40 m2 participan hasta 15 empresas con productos alimenticios y hasta realizan degustaciones en horarios establecidos y por turnos.

 

III.1.G.  Otras solicitudes de servicios

 

Además de la solicitud de participación, los organizadores facilitan otros formularios de requerimientos  de servicios adicionales, que a su vez se subcontratan de otras empresas, a las que se denominan agencias oficiales, por ejemplo: las empresas montadoras -que pueden ser una o varias-  que llevan a cabo el montaje a los expositores nacionales e internacionales, de acuerdo a la necesidad de cada uno. Otros ejemplos pueden ser:

 

·                Solicitud de instalación telefónica.

 

 

·                Solicitud de decoración.

 

 

·                Solicitud de asesoramiento de participación.

 

·                Solicitud de instalación eléctrica.

 

 

·                Solicitud de avisos publicitarios.

 

 

·                Solicitud de participación en Ruedas de Negocios.

 

 

·               Solicitud de participación en Seminarios/Conferencias/Workshops y otros que se realicen paralelamente a la feria.

 

 

·                Solicitud de inclusión en el Catálogo de la Feria.

 

 

·                Solicitud de alquiler de muebles y otros equipamientos.

 

 

·                Solicitud de servicio de café, refrigerio, etc.

 

 

·                Solicitud de depósito de muestras en el recinto ferial.

 

 

·                Solicitud de montacargas y servicio de transporte dentro del predio.

 

 

·                Solicitud de estacionamiento y de credenciales.

 

·                Solicitud de invitaciones a la feria.

 

 

·                Solicitud de traductores.

 

 

·                Solicitud de reserva de pasajes aéreos.

 

 

·                Solicitud de reserva de alojamiento.

 

 

·                Solicitud de paquetes de turismo.

 

 

·                Solicitud de despacho e ingreso de muestras.

 

 

·                Solicitud de transporte interno de muestras.

 

Esta etapa de solicitud de servicios para la participación, se inicia desde el momento en que se ha tomado el primer contacto con los organizadores de la feria en la cual se decidió participar. Como se manifestara anteriormente, las fechas límites de presentación de las solicitudes correspondientes están indicadas en dicho documento, y su presentación posterior a la fecha indicada generalmente ocasiones  multas tales como el  aumento de precios, la no inclusión en el catálogo, o directamente la imposibilidad de facilitar el servicio.

 

Los servicios de montaje, alquileres de equipamiento, de equipos audiovisuales, etc. tienen un límite, por lo que en  caso de existir una mayor demanda a la oferta establecida dentro de los tiempos límites, el proveedor o agente oficial se verá obligado a subarrendar más equipamiento o adquirirlo para poder abastecer todos los pedidos.

 

Dentro de las solicitudes a ser consideradas por el Director de stand, existen algunas primordiales, tales como el pedido de espacio, inclusión en el catálogo, iluminación, electricidad, etc. y otras secundarias u opcionales que sirven solamente para facilitar y mejorar la presencia del expositor, entre ellas mencionamos la solicitud de teléfono, de avisos publicitarios, de credenciales para estacionamiento, etc.

 

Arq. Antonio Mazza

amazza@cotelnet.com.ar

Diciembre 2003

 

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