Exportación bajo la técnica de gestión de procesos – Ing. Luisana Camba Aroca (desde Ecuador)
Hoy en día la Gestión por Procesos, se ha constituido para muchas empresas, en la base de su gestión estratégica, considerando que ésta es una de los 8 principios de la Gestión de Calidad según la Norma Internacional ISO 9001:2015.
¿Cómo aplicar efectivamente la Gestión por Procesos en tus Exportaciones?
Considerando la aceleración del mercado en donde la competencia se vuelve más agresiva. Por lo tanto debemos encontrar el modelo de gestión que optimice nuestras actividades empresariales, conllevando a obtener óptimos índices de calidad, productividad y excelencia.
En cada país las exportaciones representan una parte neural de la balanza comercial, que a su vez permite evitar riesgo de mercados internos que aún no encuentran su punto de equilibrio.
A nivel mundial el Comercio Exterior tiene muchas fases y aristas, como los INCOTERMS, aplicación de Legislación Aduanera, Acuerdos Comerciales, etc., pero todos regidos a nivel macro por la OMC (Organización Mundial del Comercio), pero el proceso de exportación en cada organización es el mismo.
En base a lo antes expuesto, podemos considerar que implementar la técnica de Gestión por Procesos es sumamente sencillo, y lo detallaremos en 3 procesos claves:
1. Procesos operativos
- Negociación con Proveedores:
Una vez que contamos con la Confirmación de Venta por parte del área Comercial, como ya contamos con los datos para nuestra exportación, debemos realizar una negociación efectivacon los proveedores logísticos que van a intervenir en nuestra exportación como son: Líneas Navieras, Agencias de Carga, Transportistas Internos, Agencias de Seguro, Agentes Aduanales., con el fin de crear un vínculo de colaboración y satisfacción de ambas partes.
- Emisión de Documentos Habilitantes:
Los documentos inamovibles para sustentar una exportación son: Factura Comercial, Conocimiento de Embarque (BL) y Lista de Empaque (PL)., estos se van gestionando, a medida que va avanzando el proceso, en especial el Conocimiento de Embarque (BL), en el cual las líneas navieras marcan tiempos para poder obtenerlo.
- Gestión de Certificados Sanitarios y Permisos Aduaneros:
Documentos de suma importancia que son gestionados ante instituciones Gubernamentales de cada país dependiendo del commodity, en el caso de Ecuador pueden ser Instituto Nacional de Pesca, Agrocalidad, etc., en donde tambien nos regimos con tiempos cortos. De la mano, está la Declaración Aduanera de Exportaciones, lo cual es emitida por el Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador.
- Envío de Documentos originales al Cliente:
En este caso, el proceso ha culminado, la carga esta en tránsito hacia su destino final. Según la negociación inicial que haya realizado el área Comercial, podemos enviar los documentos originales habilitantes para que puedan realizar la importación, los cuales en términos generales son: Factura Comercial, Conocimiento de Embarque, Lista de Empaque, Certicados Sanitarios, Certificado de Origen (Si Aplica).
2. Proceso documental
Como hemos podido notar, cada una de las actividades detalladas dentro de los procesos operativos, se elaboran en base a tiempos muy cortos, y es aquí en donde entra en acción la técnica de Gestión por procesos, que nos va a permitir identificar los problemas y atrasos que se puedan generar si la información no se genera a tiempo y de manera correcta, para todos estos inconvenientes, detallamos en 5 pasos fundamentales:
- Elaboración de Mapa de Procesos
Identificaremos los procesos Estratégicos, Fundamentales y de Apoyo.
- Análisis y Elaboración de Procedimientos
Detalle paso a paso de actividades con un inicio y un fin, identificando puntos de mejora.
- Diagrama de Flujo
Llamado tambien Flujograma, es una representación gráfica del procedimiento como tal.
- Propuestas de Mejora
Dentro de la Norma ISO 9001: 2015, conocido como Mejora Continua, nos ayudará a crear Planes de Acción o Trabajo para mejorar el proceso como tal, disminuyendo errores, retrasos, inclusive costes.
3.- Proceso estratégico
Con este proceso cerramos el círculo de esta técnica, y le denominamos estratégico, porque aquí vamos a medir toda la trazabilidad y puntos clave de nuestro proceso de exportaciones, mediante la creación de INDICADORES DE GESTIÓN, que hoy en día se realiza mediante las herramientas como: Balanced Score Card o Dashboard, las cuales permiten enlazar estrategias y objetivos con indicadores y metas.
Puntualizaremos dos indicadores que podrían aplicarse dentro de una división de Exportaciones, considerando que estos tambien se plantean en función de lo que la Dirección General desee medir o conocer de cada proceso:
- Tiempo de entrega del pedido
- Tiempo de entrega de Documentos Originales al Cliente
- Cumplimiento de requisitos del Cliente (embalaje, etiqueta, etc.)
Conclusión
En base a todo lo antes expuesto, podemos concluir, que implementar la técnica de Gestión por Procesos, es relativamente sencillo, debido a que nivel documental se realiza una sola vez, y posteriormente el proceso debe de fluir y se medirá la eficacia del mismo mediante los Indicadores de Gestión. Con esto la trazabilidad del proceso será clara y precisa y nos llevará camino a la excelencia.
Ing. Luisana Camba Aroca
Gerente de Proyectos
ISO STRATEGIES
marzo 2,021
Ingeniera en Comercio Exterior/Especialista en Gestión por Procesos/Auditor Líder ISO 9001. Más de 10 años de Experiencia en las áreas de Importaciones y Exportaciones, en empresas como: Grupo Albacora S.A., Zona Franca de Posorja S.A., Corporación Marzam, Fideicomiso Omnihospital, Port Logistics S.A., Empagran S.A.
