Las estadísticas – una herramienta amigable – Por Alicia Verna

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Aunque solemos usar los términos “datos” e “información” indistintamente, existe una diferencia entre ambos conceptos:

Los datos son cifras y hechos crudos, sin analizar, sobre circunstancias puntuales, como por ejemplo, la cantidad de placas producidas en una semana o el inventario de un artículo para la venta. La información, en cambio, es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera específica y con un propósito. Por ejemplo, el gerente de producción podría comparar la producción de la semana con la de la semana anterior o con las cuotas planificadas, como una forma de controlar los resultados. También podría analizar el nivel de stock, comparándolo con las ventas históricas de dicho producto en ese período.

La información se evalúa en cuatro aspectos: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

Cada uno de ellos aporta garantías para una toma de decisiones exitosa:

a) Calidad: depende del nivel de exactitud, cuanto más exacta es la información, tanto mayor es su calidad y la confianza que aporta a los empresarios en la toma de decisiones.

Un punto para tener en cuenta es la manera de adecuar los objetivos por investigar, con los objetivos de rentabilidad.

Existen diferentes niveles y tipos de información, y todos ellos requieren tiempo de trabajo humano, lo cual se traduce en un costo. Lo recomendable es diseñar un plan de información en etapas, de manera de ir accediendo gradualmente a un nivel más preciso, sin que el costo impacte desfavorablemente en honorarios y tiempo de dedicación.

b) Oportunidad: para tener un control efectivo del negocio se deben aplicar medidas correctivas antes de que la desviación del plan o la norma sea demasiado grande. Por lo tanto, la información ofrecida por un sistema, tablero o reporte debe estar al alcance de la persona indicada, en el momento oportuno, para que se emprendan las medidas adecuadas.

c) Cantidad: los empresarios no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información. Con frecuencia reciben demasiada información pero esta resulta irrelevante o inútil. Si tienen a mano más datos de los que pueden usar en forma productiva, quizás pasen por alto otros que sí es importante que analicen. Ambos extremos son malos: hay que estar atento a generar la cantidad exacta de información que su pyme necesita.

d) Relevancia: la información que reciben los gerentes o empresarios debe ser significativa para sus funciones y responsabilidades. El gerente de personal no necesita conocer los niveles de inventarios, así como al empresario no le será de utilidad tener la información de cada factura realizada. Conviene segmentar la información para cada unidad funcional o sector, y a la vez por cada nivel de la estructura. En general, para los estratos más bajos se necesitan mayor nivel de detalle, y a medida que se va subiendo en la estructura de la empresa se requiere mayor relevancia y menor cantidad.

En las pymes existen infinidad de datos, y en múltiples dispositivos: el sistema de facturación de la empresa, planillas de cálculo, presupuestos impresos, fichas de clientes, datos de contacto en el sistema de e-mails, etc. El desafío es poder convertir esos datos en información oportuna y relevante para la toma de decisiones. Para lograrlo, le propongo la figura de la tolva, como forma de ejemplificar las acciones por realizar.

La tolva es un artefacto cuyo uso proviene del ámbito de la construcción. Tiene por finalidad recibir distintos materiales, y realizar con ellos distintas funciones: clasificar, mezclar y triturar. Este dispositivo recibe los materiales y los transforma para las finalidades específicas de la construcción.

En el caso de la pyme, el objetivo de la “tolva” será tomar todos los datos y clasificarlos, combinarlos, organizarlos, priorizarlos y convertirlos en información útil.

 

 

Lic. Alicia Verna

(Directora de AV Consultores Pymes)

Alicia Verna es Directora de AV Consultores Pymes, consultora líder en gestión comercial de pequeñas y medianas empresas. Es  Licenciada en Administración de Empresas (Universidad de Buenos Aires), y realizó un postgrado en Negociación (Universidad Católica Argentina) y un Programa Ejecutivo de Marketing (Universidad Austral – IAE). Es miembro de la Comisión Problemática de la Pequeña y Mediana Empresa, en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y Asesora Técnica de la Cámara de Empresarios Pymes de Pilar. Docente de la carrera de Relaciones Públicas en la Universidad de Palermo.  Publica columnas en revistas de negocios y otros medios y dicta conferencias a nivel latinoamericano sobre gestión comercial para pymes.  Autora del libro Buenos Negocios. Logre que su Pyme venda mejor, por Editorial Andrómeda (www.librobuenosnegocios.com)

Datos de Contacto: www.avconsultorespymes.com  /  info@avconsultorespymes.com 

Otras Notas relacionadas: http://www.avconsultorespymes.com/articulos.php

Libro “Buenos Negocios: Logre que su Pyme venda mejor”. Capítulo 2 Las Estadísticas: una herramienta amigable. Pág.65.  Autora: Lic. Alicia Verna. Editorial Andrómeda. Primera Edición, Buenos Aires, 2012.